Zásady ochrany osobních údajů
Účinné od: 01.01.2024
Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu www.lava-scan.cz, uživatelů kontaktního formuláře a klientů, kteří nás kontaktují v souvislosti se službami 3D laserového skenování, fotogrammetrie, zpracování mračen bodů, tvorby 2D/3D dokumentace, BIM modelování a souvisejících služeb.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Yeromenko Vadym
IČ: 21131741
Adresa: Strnadových 1007/5, Praha 9 – Vysočany, 190 00, Česká republika
E-mail: lava.3dscan@gmail.com
Web: www.lava-scan.cz
Pro označení poskytovaných služeb používáme obchodní označení LaVaScan / LaVa Scan. Toto označení nepředstavuje samostatnou právnickou osobu. Správcem osobních údajů je Yeromenko Vadym, IČ: 21131741.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Můžeme zpracovávat následující kategorie osobních údajů:
jméno a příjmení;
e-mailovou adresu;
obsah zprávy odeslané prostřednictvím kontaktního formuláře;
datum a čas odeslání formuláře;
přiložené soubory a materiály;
technické údaje související s používáním webu, například IP adresu, cookies, informace o prohlížeči a zařízení;
údaje o návštěvě webu a interakci s webem, pokud jsou tyto údaje zpracovávány prostřednictvím analytických nebo reklamních nástrojů.
Pokud nás kontaktujete prostřednictvím služeb WhatsApp, Instagram nebo Facebook, můžeme zpracovávat také údaje, které nám prostřednictvím těchto platforem sami poskytnete, například jméno profilu, kontaktní údaje, obsah zpráv, přílohy a další informace, které nám zašlete.
3. Přiložené soubory a technická dokumentace
Prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu nebo jiných komunikačních kanálů nám můžete zasílat materiály potřebné pro posouzení poptávky nebo provedení služby.
Může se jednat zejména o:
fotografie objektů;
výkresy;
odkazy na mračna bodů;
původní dokumentaci budov nebo staveb;
3D modely;
skeny;
technickou dokumentaci;
jiné materiály, které nám sami zašlete.
Prosíme, abyste nám neposílali citlivé osobní údaje, pokud to není nezbytné pro vyřízení vaší poptávky nebo provedení konkrétní služby. Nepřikládejte například kopie dokladů totožnosti, zdravotní údaje, rodná čísla, dokumenty obsahující nadbytečné osobní údaje nebo jiné citlivé informace, pokud nejsou pro danou službu potřebné.
4. Účely a právní základy zpracování
4.1 Vyřízení poptávky a komunikace
Jméno, příjmení, e-mail, obsah zprávy a přiložené materiály zpracováváme za účelem odpovědi na vaši poptávku, upřesnění detailů, přípravy nabídky, výpočtu ceny služby nebo dohody o provedení prací.
Právní základ: zpracování je nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo pro plnění smlouvy.
4.2 Plnění zakázky
Pokud se stanete naším klientem, zpracováváme údaje nezbytné pro provedení objednané služby, komunikaci, předání výsledků práce, vystavení dokladů a následnou související komunikaci.
Právní základ: plnění smlouvy.
4.3 Účetnictví a daňové povinnosti
V případě realizace zakázky můžeme zpracovávat údaje nezbytné pro vystavení faktur, vedení účetnictví a plnění daňových povinností.
Právní základ: plnění právních povinností.
4.4 Ochrana práv a oprávněných zájmů
Část komunikace, poptávek, technické dokumentace a údajů o zakázkách můžeme uchovávat za účelem ochrany našich práv a oprávněných zájmů, například při řešení sporných situací, prokázání rozsahu prací nebo ochraně před nároky.
Právní základ: oprávněný zájem.
4.5 Fungování webu a bezpečnost
Můžeme zpracovávat technické údaje nezbytné pro správné fungování webu, bezpečnost, ochranu před zneužitím, fungování kontaktního formuláře a uložení nastavení uživatele.
Právní základ: oprávněný zájem nebo technická nezbytnost.
4.6 Analytika a reklama
Na webu mohou být používány nástroje Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Search Console a vestavěné analytické nástroje platformy Squarespace.
Tyto nástroje mohou sloužit k analýze návštěvnosti webu, měření účinnosti reklamy a sledování konverzí, například odeslání kontaktního formuláře.
Analytické a reklamní cookies používáme v souladu s nastavením cookies na webu. Uživatel může přijmout všechny cookies, odmítnout nepovinné cookies nebo změnit své nastavení prostřednictvím cookie lišty / nastavení cookies.
Právní základ: souhlas uživatele, pokud je takový souhlas podle právních předpisů vyžadován.
Nezasíláme reklamní e-mailové newslettery, nepřidáváme kontakty z kontaktního formuláře do reklamních publik a nepoužíváme remarketing v Google Ads.
5. Kde jsou údaje ukládány
Údaje z kontaktního formuláře mohou být:
doručeny na e-mail lava.3dscan@gmail.com;
uloženy v administraci webu Squarespace, například ve formátu Email, First Name, Last Name, Created On;
uloženy v e-mailové komunikaci Gmail;
uloženy v komunikaci WhatsApp, Instagram nebo Facebook, pokud nás uživatel kontaktuje prostřednictvím těchto kanálů;
uloženy v pracovních souborech, pokud poptávka přejde do zakázky;
uloženy v účetních dokladech, pokud byla uzavřena smlouva nebo vystavena faktura.
6. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny
Osobní údaje mohou být zpřístupněny poskytovatelům služeb, kteří nám pomáhají se správou webu, komunikací, analytikou, reklamou a účetnictvím.
Mezi tyto příjemce mohou patřit zejména:
Squarespace – platforma webu;
Google – Gmail, Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Search Console;
Meta Platforms – Instagram, Facebook, WhatsApp, pokud nás uživatel kontaktuje prostřednictvím těchto služeb;
poskytovatel cookie lišty / CMP, pokud je používán;
účetní nebo daňový poradce, pokud je to nezbytné pro plnění účetních a daňových povinností;
IT specialisté nebo techničtí dodavatelé, pokud je to nezbytné pro podporu webu nebo systémů.
Předání údajů jiným dodavatelům je možné pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro provedení konkrétní zakázky, a po odsouhlasení se zákazníkem, například prostřednictvím e-mailové komunikace.
7. Předávání údajů mimo EU
Někteří poskytovatelé služeb, například Google, Meta, WhatsApp nebo Squarespace, mohou zpracovávat údaje také mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.
V takových případech se předání údajů uskutečňuje na základě příslušných právních mechanismů podle GDPR, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných použitelných mechanismů.
8. Doba uchování údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel.
Orientační doby uchování:
poptávky, které nepřešly do zakázky: obvykle do 24 měsíců od poslední komunikace;
komunikace a dokumenty související se zakázkou: po dobu realizace zakázky a následně obvykle do 5 let za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů;
účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;
údaje zpracovávané na základě souhlasu, například analytické nebo reklamní cookies: do odvolání souhlasu nebo po dobu uvedenou v nastavení cookies;
komunikace ve službách WhatsApp, Instagram nebo Facebook: po dobu nezbytnou pro vyřízení poptávky nebo realizaci zakázky, pokud delší uchování není nezbytné pro ochranu práv.
Po uplynutí doby uchování údaje mažeme nebo anonymizujeme, pokud jejich další uchování není vyžadováno zákonem nebo nezbytné pro ochranu našich práv.
9. Cookies
Na webu používáme cookies a podobné technologie.
Cookies mohou být:
9.1 Nezbytné cookies
Tyto cookies jsou potřebné pro fungování webu, bezpečnost, odesílání formulářů, uložení nastavení uživatele a správné fungování webu. Mohou být používány bez souhlasu uživatele.
9.2 Analytické cookies
Tyto cookies nám pomáhají porozumět tomu, jak návštěvníci používají web, jaké stránky navštěvují a jak web funguje. K tomuto účelu mohou být používány Google Analytics 4 a analytické nástroje Squarespace.
9.3 Reklamní cookies
Tyto cookies mohou být používány k měření účinnosti reklamy Google Ads a sledování konverzí, například odeslání kontaktního formuláře.
Nepoužíváme remarketing a nepřidáváme kontakty z formuláře do reklamních publik.
Uživatel může svůj souhlas s používáním nepovinných cookies změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies na webu.
10. Google Ads a sledování konverzí
Používáme Google Ads k propagaci našich služeb. V rámci Google Ads může být měřena konverze, například odeslání kontaktního formuláře na webu.
To nám pomáhá porozumět tomu, které reklamní kampaně vedou k poptávkám uživatelů a jak zlepšit relevanci reklamy.
Údaje z kontaktního formuláře nepoužíváme k vytváření reklamních publik a nepoužíváme remarketing.
Pokud uživatel odmítne nepovinné cookies, reklamní a analytické nástroje mohou být omezeny nebo nemusí být používány v plném rozsahu.
11. Práva uživatele
V souladu s GDPR má uživatel právo:
získat informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme;
požádat o přístup k osobním údajům;
požádat o opravu nepřesných údajů;
požádat o výmaz údajů;
požádat o omezení zpracování;
vznést námitku proti zpracování, pokud je zpracování založeno na oprávněném zájmu;
požádat o přenositelnost údajů, pokud se uplatní;
odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
podat stížnost u dozorového úřadu.
Dozorovým úřadem v České republice je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: www.uoou.gov.cz
12. Dobrovolnost poskytnutí údajů
Poskytnutí údajů prostřednictvím kontaktního formuláře je dobrovolné. Bez poskytnutí jména, e-mailu a zprávy však nebudeme schopni odpovědět na vaši poptávku.
Pokud nám zasíláte soubory nebo technickou dokumentaci, odpovídáte za to, že máte právo nám tyto materiály předat a že neobsahují nadbytečné nebo zbytečné osobní údaje.
13. Automatizované rozhodování
Neprovádíme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro uživatele mělo právní nebo obdobně významné účinky.
14. Změny těchto zásad
Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu www.lava-scan.cz.
Privacy Policy
Effective from: 01.01.2024
This Privacy Policy explains how we process personal data of visitors to www.lava-scan.cz, users of the contact form and clients who contact us in connection with 3D laser scanning, photogrammetry, point cloud processing, 2D/3D documentation, BIM modelling and related services.
1. Data Controller
The data controller is:
Yeromenko Vadym
Company ID / IČ: 21131741
Address: Strnadových 1007/5, Praha 9 – Vysočany, 190 00, Czech Republic
E-mail: lava.3dscan@gmail.com
Website: www.lava-scan.cz
We use the commercial designation LaVaScan / LaVa Scan for our services. This designation does not constitute a separate legal entity. The data controller is Yeromenko Vadym, IČ: 21131741.
2. What Personal Data We Process
We may process the following categories of personal data:
first name and last name;
e-mail address;
content of the message sent through the contact form;
date and time of form submission;
attached files and materials;
technical data related to the use of the website, such as IP address, cookies, browser and device information;
data about website visits and interactions with the website, if such data is processed through analytics or advertising tools.
If you contact us via WhatsApp, Instagram or Facebook, we may also process the data you provide through these platforms, such as your profile name, contact details, message content, attachments and any other information you send to us.
3. Attached Files and Technical Documentation
Through the contact form, e-mail or other communication channels, you may send us materials necessary to assess your enquiry or provide the service.
These may include, in particular:
photographs of objects;
drawings;
links to point clouds;
original documentation of buildings or structures;
3D models;
scans;
technical documentation;
other materials that you provide to us.
Please do not send us sensitive personal data unless it is necessary for handling your enquiry or providing a specific service. For example, please do not attach copies of identity documents, health information, personal identification numbers, documents containing excessive personal data or other sensitive information unless they are required for the specific service.
4. Purposes and Legal Bases of Processing
4.1 Handling enquiries and communication
We process your first name, last name, e-mail address, message content and attached materials in order to respond to your enquiry, clarify details, prepare an offer, calculate the price of the service or agree on the performance of the work.
Legal basis: processing is necessary in order to take steps prior to entering into a contract or for the performance of a contract.
4.2 Performance of an order
If you become our client, we process data necessary to perform the ordered service, communicate with you, deliver the results of the work, issue documents and provide related follow-up communication.
Legal basis: performance of a contract.
4.3 Accounting and tax obligations
If an order is carried out, we may process data necessary for issuing invoices, keeping accounting records and fulfilling tax obligations.
Legal basis: compliance with legal obligations.
4.4 Protection of rights and legitimate interests
We may retain part of the communication, enquiries, technical documentation and order-related data in order to protect our rights and legitimate interests, for example in resolving disputes, proving the scope of work or defending against claims.
Legal basis: legitimate interest.
4.5 Website operation and security
We may process technical data necessary for the proper functioning of the website, security, protection against misuse, operation of the contact form and saving user settings.
Legal basis: legitimate interest or technical necessity.
4.6 Analytics and advertising
The website may use Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Search Console and built-in analytics tools of the Squarespace platform.
These tools may be used to analyse website traffic, measure advertising effectiveness and track conversions, such as the submission of a contact form.
Analytics and advertising cookies are used in accordance with the cookie settings on the website. The user may accept all cookies, reject non-essential cookies or change their preferences through the cookie banner / cookie settings.
Legal basis: the user’s consent, where such consent is required by applicable law.
We do not send advertising e-mail newsletters, do not add contacts from the contact form to advertising audiences and do not use remarketing in Google Ads.
5. Where Data Is Stored
Data from the contact form may be:
delivered to the e-mail address lava.3dscan@gmail.com;
stored in the Squarespace website administration, for example in the format Email, First Name, Last Name, Created On;
stored in Gmail e-mail communication;
stored in WhatsApp, Instagram or Facebook communication, if the user contacts us through these channels;
stored in working files if the enquiry becomes an order;
stored in accounting documents if a contract has been concluded or an invoice has been issued.
6. Who May Have Access to Personal Data
Personal data may be made available to service providers who help us manage the website, communication, analytics, advertising and accounting.
Such recipients may include, in particular:
Squarespace – website platform;
Google – Gmail, Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Search Console;
Meta Platforms – Instagram, Facebook, WhatsApp, if the user contacts us through these services;
the provider of the cookie banner / CMP, if used;
an accountant or tax adviser, if necessary for accounting and tax obligations;
IT specialists or technical contractors, if necessary for supporting the website or systems.
Data may be transferred to other contractors only if it is necessary for the performance of a specific order and after agreement with the customer, for example by e-mail communication.
7. Transfers of Data Outside the EU
Some service providers, such as Google, Meta, WhatsApp or Squarespace, may process data outside the European Union or the European Economic Area.
In such cases, data transfers are carried out on the basis of appropriate legal mechanisms under the GDPR, such as adequacy decisions, standard contractual clauses or other applicable mechanisms.
8. Data Retention Periods
We retain personal data only for as long as necessary for the relevant purpose.
Indicative retention periods:
enquiries that do not become an order: usually up to 24 months from the last communication;
communication and documents related to an order: for the duration of the order and then usually up to 5 years for the protection of rights and legitimate interests;
accounting and tax documents: for the period required by applicable law;
data processed on the basis of consent, such as analytics or advertising cookies: until consent is withdrawn or for the period specified in the cookie settings;
communication via WhatsApp, Instagram or Facebook: for the period necessary to handle the enquiry or perform the order, unless longer retention is necessary for the protection of rights.
After the retention period expires, the data is deleted or anonymised, unless further retention is required by law or necessary for the protection of our rights.
9. Cookies
We use cookies and similar technologies on the website.
Cookies may include:
9.1 Necessary cookies
These cookies are required for the operation of the website, security, form submission, saving user settings and proper functioning of the website. They may be used without the user’s consent.
9.2 Analytics cookies
These cookies help us understand how visitors use the website, which pages they visit and how the website performs. Google Analytics 4 and Squarespace analytics tools may be used for this purpose.
9.3 Advertising cookies
These cookies may be used to measure the effectiveness of Google Ads advertising and to track conversions, such as the submission of a contact form.
We do not use remarketing and do not add contacts from the form to advertising audiences.
The user may change or withdraw their consent to the use of non-essential cookies through the cookie settings on the website.
10. Google Ads and Conversion Tracking
We use Google Ads to promote our services. Within Google Ads, a conversion may be measured, for example the submission of a contact form on the website.
This helps us understand which advertising campaigns lead to user enquiries and how to improve the relevance of our advertising.
We do not use data from the contact form to create advertising audiences and we do not use remarketing.
If the user rejects non-essential cookies, advertising and analytics tools may be limited or may not be used in full.
11. User Rights
In accordance with the GDPR, the user has the right to:
obtain information about what personal data we process;
request access to personal data;
request correction of inaccurate data;
request deletion of data;
request restriction of processing;
object to processing where the processing is based on legitimate interest;
request data portability, where applicable;
withdraw consent where processing is based on consent;
lodge a complaint with a supervisory authority.
The supervisory authority in the Czech Republic is:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Website: www.uoou.gov.cz
12. Voluntary Provision of Data
Providing data through the contact form is voluntary. However, without providing your name, e-mail address and message, we will not be able to respond to your enquiry.
If you send us files or technical documentation, you are responsible for ensuring that you have the right to provide us with such materials and that they do not contain excessive or unnecessary personal data.
13. Automated Decision-Making
We do not make decisions based solely on automated processing that would have legal or similarly significant effects on the user.
14. Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. The current version is always published on www.lava-scan.cz.